Situation

Notre nouveau site Intranet a vraiment ouvert des portes pour notre organisation, dit Mme. Augello.  Nos communications ne sont plus transmises à l’aide d’une approche verticale. Les employés peuvent maintenant communiquer et partager de tous les angles, en temps réel. Il s’agit d’une percée importante. Carolina Augello directrice des communications Bell Solutions techniques

BTS emploie 3200 personnes – bon nombre d’entre elles travaillant à distance dans des bureaux situés partout en Ontario et au Québec. Avec une main d’œuvre aussi dispersée, l’entreprise devait relever certains défis afin d’offrir au personnel un accès fiable aux nouvelles et aux mises à jour relatives à l’entreprise, et des moyens faciles de communiquer et de collaborer. BTS a mis en place deux solutions d’Intranet hébergées à l’externe et conçues pour aider à résoudre ce problème. Ces sites étaient développés à l’aide de Lotus Notes et QuickPlace et visaient à aider les gens avec des rôles administratifs à trouver et entreposer des documents et à maintenir les nouvelles, documents et l’information ordonnés. Cependant, leurs fonctionnalités limitées ont commencé à affecter l’adoption par l’utilisateur et le déroulement des activités. 

Avec le temps, le personnel administratif a commencé à utiliser les sites comme système référentiel, qui est devenu de plus en plus en désordre et difficile à naviguer. De plus, les solutions n’avaient pas de fonctionnalités de recherche, ce qui rendait la recherche de documents difficile, et les utilisateurs n’avaient pas de moyen de déterminer si un fichier spécifique était final. Non seulement cela ralentissait les choses, mais le faible niveau de convivialité du portail n’aidait  pas les employés de BTS à rester au courant des nouvelles sur l’entreprise, des informations à propos des employés ou des programmes internes.

« Nos anciens systèmes créaient de nouveaux défis pour les employés. Quoiqu’ils offraient un endroit pour entreposer les documents, ils n’offraient pas les caractéristiques et les fonctionnalités évoluées dont l’équipe des communications avait besoin pour disséminer l’information », dit Carolina Augello, directrice des communications, Bell Solutions techniques. « Il nous fallait un outil sophistiqué qui permettrait à tous nos employés d’avoir accès et de partager l’information en temps opportun. »

L’Intranet limitait également la capacité des gens à travailler en équipe. Puisque l’ancien site était difficile à utiliser, les employés avaient souvent recours à l’envoi de pièces jointes et devaient fréquemment travailler sur différentes versions des documents. Cela signifiait que les dirigeants du bureau de London, Ontario, par exemple, ne pouvaient pas travailler sur des documents ou des rapports avec des collègues dans d’autres bureaux, en temps réel, entraînant des écarts relativement aux versions et aux approbations.

Établir un lien entre les techniciens mobiles et la culture de BTS représentait un autre défi. La plupart d’entre eux ne relèvent pas d’un bureau régional ou n’ont pas leur propre ordinateur ou adresse courriel fournis par l’entreprise, utilisant plutôt leur propre ordinateur. Leur journée typique implique le fait d’être en déplacement chez des clients, installant ou réparant des lignes téléphoniques ou de télévision,  et ils n’avaient pas accès aux mises à jour ou aux rapports quotidiens de l’entreprise. Tout accès en ligne exigeait qu’ils utilisent leur propre ordinateur personnel. Pour les garder au courant des nouvelles à propos de l’entreprise, BTS utilisait un bulletin d’information papier qu’elle insérait avec leur bordereau de paye. Cette méthode limitait la quantité d’information que pouvait envoyer  BTS et offrait aux techniciens du contenu qui pouvait être désuet. L’ancien système empêchait également les techniciens de rester informés à propos des changements affectant leur rôle, surtout les messages continus à propos de leur programme incitatif. 

« Puisque nos travailleurs sont si dispersés, toute défaillance au niveau des communications complique les choses pour ce qui est de maintenir tout le monde au courant à propos de l’entreprise. Il nous fallait un site d’Intranet et d’Extranet tout-en-un pour les employés qui leur permettrait d’héberger, de partager ou de trouver de l’information pour améliorer par le fait-même le flux d’information », dit Mme Augello.

Solution

BTS a travaillé avec AlphaMosaïk, partenaire certifié de MicrosoftMD, afin de développer une nouvelle solution de gestion du contenu d’entreprise (ECM). Après avoir assisté à des démonstrations complètes de la solution, le directeur des SI de BTS, Serge L’Heureux, a choisi une solution mettant à profit SQL ServerMC 2005 et Office SharePointMD Portal Server 2007 axée sur la facilité d’utilisation, la flexibilité et l’accessibilité. 

SharePoint Server 2007 offre des outils aidant à garder le contact entre les équipes, peu importe où elles se trouvent et permettant aux utilisateurs d’emprunter et de rendre des fichiers Microsoft Office dans les bibliothèques de documents et de réduire les risques qui accompagnent la présence de copies multiples. SharePoint Server 2007 facilite également la tâche aux employés pour ce qui est de trouver et d’utiliser de l’information à partir de n’importe où en convenant à toutes les applications d’Intranet, d’Extranet et Web dans l’ensemble d’une entreprise, à l’aide d’une seule plateforme intégrée, plutôt que de systèmes fragmentés séparés.

« BTS avait besoin d’un portail qui permettrait de simplifier les communications de l’entreprise », dit Marc-André Roy, vice-président des ventes et du marketing chez AlphaMosaïk. « Nous avons travaillé de près tout au long du déploiement d’une durée de six mois, de la planification à la formation, afin de nous assurer que les objectifs de l’entreprise soient atteints et que les activités de communication soient améliorées pour les employés accédant à de l’information à l’interne et à l’externe. »

AlphaMosaik a travaillé avec le service des TI de BTS pour développer un site d’Intranet qui serait accessible aux employés administratifs et offrirait un site d’Extranet pour les techniciens mobiles. Opter pour une solution Microsoft était la décision la plus logique, puisque le personnel interne avait des connaissances en programmation .NET, ce qui simplifiait les processus internes et facilitait la recherche de consultants bien formés et bien informés.

« Puisque nous avons un environnement informatique adapté à Microsoft, nous étions confiants que de mettre à profit une solution Microsoft dans ce cas serait très logique pour nous en termes de facilité de développement et d’adoption de l’utilisateur », dit Serge L’Heureux, directeur des SI.

Avantages

Avec en place un nouveau site Intranet et Extranet créé avec SharePoint Server 2007, BTS a changé avec succès la façon dont les employés communiquent et interagissent les uns avec les autres. Les techniciens mobiles  trouvent également qu’il est plus facile de rester informés des nouvelles sur l’entreprise et de maintenir un lien plus serré avec l’organisation. 
« Pour la première fois, toute l’information est hébergée dans un unique portail et les employés savent exactement où la trouver, leur épargnant du temps et des tracas ». dit  Mme Augello. « La réaction des techniciens mobiles a été extrêmement positive, bon nombre d’entre eux ayant indiqué que la solution a permis d’accroître leur productivité de façon exponentielle. Nous sommes confiants que l’adoption par l’utilisateur continuera d’augmenter. »

Culture de la collaboration
Avec en place SharePoint Server 2007, les employés administratifs de BTS ont maintenant les ressources dont ils ont besoin pour travailler plus rapidement et plus efficacement, car les documents sont entreposés et accessibles dans un endroit central, facile à utiliser, leur permettant de chercher et de télécharger avec facilité.

Les employés dispersés ont également plus de facilité à travailler ensemble. Par exemple, les directeurs régionaux travaillant à London peuvent télécharger un document dans le portail et y offrir un accès instantané aux employés du bureau d’Ottawa et vice versa, facilitant la tâche aux deux équipes en ce qui a trait au suivi de chaque version tandis qu’elle est modifiée et à la vérification quand un document est final.
L’apparence familière et la convivialité de Microsoft Office, ainsi que l’intégration facile, ont facilité la transition et la maîtrise interne ayant suivi celle-ci a grandement amélioré les taux d’adoption par l’utilisateur au sein du personnel administratif. 

« Notre nouveau site d’Intranet a vraiment ouvert des portes pour notre organisation », dit  Mme Augello. « Nos communications ne sont plus transmises à l’aide d’une approche verticale. Les employés peuvent maintenant communiquer et partager de tous les angles, en temps réel, à l’aide du portail en ligne qui nous épargne d’innombrables heures. »

Les travailleurs sont toujours en contact
Le nouvel Extranet SharePoint Server 2007 permet aux techniciens mobiles de profiter du même niveau de connectivité que leurs coéquipiers des bureaux, leur permettant de demeurer au courant des événements quotidiens, peu importe où ils travaillent. Les techniciens ont maintenant accès à leurs rapports d’activité quotidiens et à leurs bordereaux de paye hebdomadaires et sont instantanément mis au courant de tout changement à leurs programmes incitatifs. Ainsi, BTS n’a plus à consacrer de son temps et de son budget à la rédaction et à l’impression de bulletins d’information de bordereaux de paye, ce qui permet d’augmenter la productivité du personnel et de réduire les coûts opérationnels de l’entreprise. 

« Les techniciens peuvent maintenant aller en ligne et avoir immédiatement accès aux nouvelles ou aux changements concernant les programmes de l’entreprise, les rapports quotidiens soulignant leurs réalisations, les coordonnées de leurs collègues ou les changements apportés à leur page de rabais d’employé », dit Mme Augello. « Cela représente un point tournant, puisque les renseignements des rapports quotidiens les aident à mieux comprendre comment ils peuvent développer leur carrière. »

Plateforme pour la croissance
BTS a réussi à améliorer l’environnement d’Intranet et d’Extranet en créant des pages Web régionales spécifiques pour les travailleurs de l’Ontario et du Québec. De plus, le portail offre un accès en fonction des rôles, permettant aux directeurs régionaux de diverses régions de créer leur propre page hébergeant des renseignements spécifiques à leur région.

« En créant des canaux de communications séparés pour des fonctions d’emploi spécifiques, nous pouvons cibler nos campagnes de communication et offrir des informations plus approfondies relativement à un groupe spécifique de personnes », dit  Mme Augello.  « Donner à nos employés un endroit en ligne où recevoir et partager de l’information relative à leur rôle demeure un aspect essentiel du succès de notre entreprise.”

Au cours des prochains mois, BTS prévoit intégrer des solutions de formulaires en ligne, facilitant encore davantage la tâche aux employés en ce qui a trait à la complétion  de demandes de routine telles que l’ouverture de nouveaux comptes d’allocation de dépenses ou l’obtention de nouveaux téléavertisseurs.

« Nous sommes vraiment contents des formulaires en ligne », dit M. L’Heureux. « Cela va nous permettre de favoriser un fonctionnement opérationnel et un processus d’approbation beaucoup plus simples et nous sommes confiants que les avantages continueront de nous épater. »

« Le mise en place de SharePoint Server 2007 a permis à Bell Solutions techniques de mettre en valeur la puissance d’Internet en tant que canal de communication interne », dit  Mme Augello. « En regardant vers l’avenir, nous avons de solides bases pour la croissance future et le soutien enthousiaste de la direction, qui continue de se concentrer sur le profit. »

 Système Microsoft Office
Le système Microsoft Office est l’environnement de choix du monde des affaires pour le travail de l’information, offrant les programmes, les serveurs et les services qui vous aident à réussir en transformant les informations en impact.

Pour de plus amples renseignements à propos du système Microsoft Office, rendez-vous à :
www.microsoft.com/office

Renseignements

Pour de plus amples renseignements à propos des produits et services de Microsoft, téléphonez au Centre d’information sur les ventes de Microsoft, au (800) 426-9400. Au Canada, téléphonez au Centre d’information de Microsoft Canada, au (877) 568-2495. Les personnes malentendantes peuvent utiliser les services de téléphone texte de Microsoft  (TTY/TDD) en composant le (800) 892-5234 aux États-Unis, ou le (905) 568-9641 au Canada. À l’extérieur des 50 États-Unis et du Canada, veuillez communiquer avec votre filiale locale de Microsoft. Pour obtenir des renseignements sur Internet, visitez le :
www.microsoft.com

Pour en savoir plus à propos des produits et services d’AlphaMosaïk, téléphonez au 514 931 3169 ou visitez le site Web :
http://www.alphamosaik.com

Pour de plus amples renseignements sur les produits et sercices de Bell Solutions techniques, téléphonez au 905-542-3457 ou visitez le site Web : http://www.techsolutions.bell.ca